Wasserrechtliche Anlagendokumentation
Übergang vom Papier zum digitalen System
Der Papier-Ordner
Die herkömmliche Anlagendokumentation befindet sich mehr oder weniger geordnet in einem Ordner, den man anfassen und in dem man blättern kann (z.B. Leitz-Ordner). Wir finden darin
- mit Heftklammern oder Büroklammern zusammengehaltene Blätter,
- einseitig oder doppelseitig bedruckt, farbig, schwarz-weiß oder vergilbt,
- gerne auch mehrfach vorhanden,
- großformatige Pläne, ordentlich gefaltet,
- ein umfangreiches Statik-Gutachten,
- Angebotsschreiben, Fertigungsprotokolle, Firmenprospekte,
- Allgemeine bauaufsichtliche Zulassungen,
- Behördenschreiben, Genehmigungen, usw.
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Die Suche nach dem Dokument mit einem bestimmten Datum ("Wo ist das Behördenschreiben vom September 2021?) macht wenig Spaß. Mal ist das Datum rechts oben, mal links im Betreff, bei Gutachten auch schon mal auf der letzten Seite.
Den Ordner gibt es im Betrieb nur einmal. Wer ihn hat, kann darin suchen. Wer ihn nicht hat, geht zu dem Kollegen, der ihn hat. Aber wir sind schon einen Schritt weiter: die digitale Dokumentensammlung im zentralen Computer, mit geregeltem Zugang für Berechtigte.
Grundsätzliche Überlegungen
Was ist bei der digitalen Dokumentensammlung - als wasserrechtliche Anlagendokumentation - grundsätzlich zu beachten?
- In die Anlagendokumentation gehören nur technische Unterlagen, keine kaufmännischen Papiere (Angebote, Aufträge, Rechnungen). Warum? § 43 Absatz 1 AwSV: Die Dokumentation ist bei einem Wechsel des Betreibers an den neuen Betreiber zu übergeben. Wer möchte schon seine fiskalischen Geschäftsunterlagen an den nächsten Betreiber weitergeben?
- In die Anlagendokumentation gehören nur solche Dokumente, die langlebig sind. Im § 43 Absatz 1 AwSV gibt es die Aufzählung Aufbau und Abgrenzung der Anlage, eingesetzte Stoffe, Bauart und Werkstoffe der einzelnen Anlagenteile, Sicherheitseinrichtungen und Schutzvorkehrungen, Löschwasserrückhaltung und Standsicherheit. Also das Brandschutzkonzept, die Statik, Stofflisten, Werkzeugnisse für Behälter, Aufstellungspläne usw.
- Kurzlebige Tages-, Wochen- und Monatsprotokolle bleiben am besten in Papierform im Leitz-Ordner oder als Excel-Tabelle im zentralen Computer. Das Einpflegen in die digitale Anlagendokumentation bedeutet einen unangemessenen Aktualisierungsaufwand.
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Dr. rer.nat. Michael Krutz, Dortmund
Tel. +49 (0)231 4277966, Mobil +49 (0)175 1676311, Fax +49 (0)231 4277967
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