Die Interaktive Anlagendokumentation ist ein Dateisystem, das ausschließlich auf der auf jedem modernen PC, Notebook oder Tablet vorhandenen Software beruht:
HTML = Hypertext Markup Language, wird von jedem Browser erkannt.
PDF = Portable Document Format, wird mit dem Adobe PDF Reader gelesen.
JPG = Joint Photography Experts Group format (auch JPEG).
Die Interaktive Anlagendokumentation ist plattform-übergreifend, d.h. sie kann auf jedem Betriebssystem (Windows, Mac/iOS, Linux, Android) installiert werden. Nützlich für die Installation ist ein CD-Laufwerk.
Ist ein solches Laufwerk nicht vorhanden, so wird zunächst auf einem entsprechend ausgerüsteten System eine Kopie auf einem USB-Stick erstellt und dieser dann eingelesen. Hilfsweise wird von mir eine USB-Version erfragt. Mailversand ist nicht möglich, dafür ist das Dateisystem viel zu groß.
Die CD-Version ist insofern eine Option, weil diese schreibgeschützt ist und - anders als auf dem USB - Dateien nicht versehentlich verschoben oder gelöscht werden können.
Es ist sinnvoll, das Dateisystem vollständig auf einen PC des Betriebs zu kopieren. Das Dateisystem ist frei von Malware (Viren, Trojaner), weil es auf einem PC erstellt wurde, der mit einem aktuellen Virenscanner geschützt ist.
USB-Sticks sind gelegentlich infiziert. Es empfiehlt sich daher, bei der Übertragung auf einen USB-Stick diesen zuvor mit einem mindestens gut getesteten Virenscanner auf Malware zu prüfen. Unabhängig hiervon ist die Beobachtung der Meldungen auf der Internetseite vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ratsam.
Von dem Versuch, die Interaktive Anlagendokumentation in das betrieblich vorhandene SAP-System zu intergrieren, ist von wenigen Ausnahmen abzuraten. SAP ist primär ein kaufmännisch-fiskalisches System, während die Interaktive Anlagendokumentation ein rein technisches System ist, in das kaufmännische oder fiskalische Daten absolut nicht hingehören.
Die Interaktive Anlagendokumentation ist sozusagen ein stand alone-System, oder auch ein System in a nutshell. Der Speicherort in einer vorhandenen Dateistruktur muss gut überlegt sein auch im Hinblick darauf, dass spätere Aktualisierungen nicht zu einem Durcheinander fürhren.
In a nutshell (in einer Nußschale) heißt: Die gesamte Interaktive Anlagendokumentation ist ein geschlossenes System. Es enthält alle wichtigen Dateien und
ist nicht im Internet zugänglich,
ist nicht in einer Cloud abgelegt, und
ist nicht in eine kaufmännische Software integriert.
Sehr einfach ist für die tägliche Anwendung der Zugriff auf die Datei anlagen.htm, wenn diese als Icon auf dem Desktop platziert wird.