Die Anlagendokumentation beschränkt sich auf Dokumente, deren Gültigkeit sich nur in größeren Zeitabschnitten ändert, z.B. bei wesentlichen Änderungen, Neuerrichtungen oder Stilllegungen von Anlagen, aber auch bei Änderungen im rechtlichen Ordnungsrahmen.
Wir unterscheiden dabei zwei Arten von Daten.
Statische Daten: Sie unterliegen kaum Veränderungen, wie Gemarkung, Flur und Flurstücke, Maschinenstandorte. Diese Daten gehören in die Anlagendokumentation.
Dynamische Daten: Nahezu täglich sich ändernde Daten im Rechnungswesen (Auftragslage des Vertriebs, Bestellinformationen des Einkaufs, Warenbestände im Lager), in der Personalbuchhaltung und in der Terminorganisation (Einsatzplanung der Personalabteilung). Diese Daten gehören nicht in die Anlagendokumentation.
Eine eminent wichtige Änderung im rechtlichen Ordnungsrahmen war die im August 2017 in Kraft getretene einheitliche Anlagenverordnung AwSV des Bundes, welche an die Stelle der 16 unterschiedlichen VAwS-Länderregelungen trat. Für bestehende Anlagen, die einer wiederkehrenden Prüfpflicht unterliegen, hat der Sachverständige anlässlich der ersten Prüfung im Geltungszeitraum der AwSV festzustellen, inwieweit für die Anlage Anforderungen der AwSV bestehen, die über die Anforderungen der VAwS hinausgehen. Werden Abweichungen festgestellt, kann die zuständige Behörde technische oder organisatorische Anpassungsmaßnahmen anordnen. Diese müssen wiederum Eingang in die aktualisierte Anlagendokumentation finden.
Normen und Technische Regeln unterliegen Änderungen und Anpassungen. Ob sich hieraus Folgerungen für die Anlagendokumentation ergeben, ist von Fall zu Fall zu prüfen. Alle fünf Jahre sind Prüfungen nach AwSV und die Abscheider-Dichtheitsprüfungen fällig. Jährlich wiederkehrende Wartungen und Funktionsprüfungen sowie die jährlichen Unterweisungen und die Eintragungen im Betriebsbuch müssen nicht in die Anlagendokumentation übernommen werden. Der Änderungsbedarf wäre unangemessen hoch.
Rechtzeitig zur wiederkehrenden Prüfung nach AwSV muss eine aktuelle Anlagendokumentation zusammen mit aktuell gültigen Betriebsanweisungen vorliegen. Auf die Frage Was prüf ich da? sollte es eine klare Antwort geben.
Ein Chemieunternehmen hat von 1994 bis 2007 insgesamt 13 (Änderungs)-Genehmigungen für Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen bekommen. Das sind im Schnitt zwei Änderungen in drei Jahren. Es macht daher Sinn, etwa alle zwei Jahre darüber zu befinden, ob und wie die Anlagendokumentation angepasst werden sollte.
Die Historie der Aktualisierungen wird in der Versionsdatei hinterlegt. Hier können Änderungen (A) und Ergänzungen (E) im Sinne einer Archiv-Funktion protokolliert werden. Wird eine Anlage stillgelegt, so bleibt die diesbezügliche Dokumentation im System erhalten, wird aber aus der Benutzeroberfläche entfernt. Der künftige Zugriff ist weiterhin möglich über die Inventarseite im Abschnitt "Stillgelegte Anlagen".