Wo hab ich bloß ...? Diese Frage stellte ich mir nach einigen Berufsjahren als Sachverständiger immer öfter.
Es kommt wichtige Fachinformation herein - als Zeitschrift, Newsletter, Mail, Brief oder Linktipp, aber zu einem Zeitpunkt, in dem ich diese Information nicht gebrauchen kann. Ich lege sie erstmal weg.
Tage, Wochen oder Monate später, bei der Bearbeitung einer aktuellen Aufgabe, erinnere ich mich: Da war doch was ... - aber wo? Jetzt geht das Suchen los. Suchhilfen sind: Zettelkästen, Computerdateien, Internet, Datenbanken, oder einfach jemanden anrufen der weiterhilft. Oft werde ich erst nach geraumer Zeit, machmal auch gar nicht fündig. Der Suchaufwand ist frustrierend.
Geht das auch einfacher?
Den asynchronen Informationsfluss kennt jeder Bürger, der es mit Behörden und Vertragspartnern aller Art (Banken, Versicherungen, ...) zu tun hat, also wir alle. Es kommen Ergänzungen zum Vertragswerk herein zu einem Zeitpunkt, in dem man sich nicht damit befassen will. Also erstmal wegheften.
Auch die Abbuchungsmitteilungen, oft versehen mit ergänzenden Hinweisen zum Vertragswerk, wandern in einen Aktenordner, der sich langsam füllt. Die Abbuchungsmitteilungen, auf einfachem Papier gedruckt, sind oft begleitet von einem sogenannten Flyer. Ein Flyer enthält meist eine Aufforderung, zusätzliche Leistungen gegen Geld zu bestellen. Für den Vertragspartner ist es wichtig, zusätzliches Geld zu bekommen. Deshalb verwendet er hochwertiges Papier mit bunten Fotos. Für den Empfänger sind solche zusätzlichen Leistungen aber meist gar nicht wichtig. Also ab ins Altpapier?
Jeder Sachverständige war schon mal auf der Suche nach alten Gesetzestexten, Verordnungen oder Normen, wie z.B. die nebenstehende Aufzählung zeigt.
Es gibt zwei grundsätzlich unterschiedliche Ansätze für das Speichern und Wiederfinden von Dokumenten (engl. storage and retrieval).
Weit verbreitet: Wenig Aufwand bei der Ordnungssystematik, viel Aufwand beim Durchsuchen der Treffer.
Wenig verbreitet: Hohe Sorgfalt bei der Ordnungssystematik, rasches Auffinden des gesuchten Dokuments.