Die vorzuhaltende Dokumentation hat, wenn es sich um eine komplexe Chemie- oder Mineralölanlage handelt, einen beachtlichen Umfang. Ein Sicherheitsadatenblatt kann schon durchaus mehr als 30 Seiten haben. Behördliche Genehmigungen und Eignungsfeststellungen sind recht umfangreich. Allgemeine bauaufsichtliche Zulassungen haben um die 30 Seiten, hinzu kommen die Verarbeitungsrichtlinien und Technischen Datenblätter des Herstellers. Skizzen und Lagepläne sind so vorzuhalten, dass im Bedarfsfall jedes Detail erkennbar ist. Um die Angaben zu den Untergrundverhältnissen einsehen zu können, zieht man das umfangreiche Baugrundgutachten heran. Das hilft aber noch nicht zu der Frage, wie die betrieblichen Kanalverläufe sind (Gefälle, Zugangsmöglichkeiten für Ölsperren).
Die Arbeit mit elektronischen Dokumenten als PDF-Dateien ist nichts Neues. Das richtige Dokument schnell aufzufinden ist aber bei den herkömmlichen Ordnerhierarchien eine anstrengende Suchprozedur, die man nicht an ein betriebsfremdes Einsatzpersonal delegieren kann, das man an den betriebseigenen Rechner nicht heranlassen möchte. Betriebliche Ressourcen werden so unnötig gebunden. Für den Notfall - und nur dafür! - kann man die Einsatzleitung mit der Interaktiven Anlagendokumentation auf einem USB-Stick vorübergehend versorgen und sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.
Anders als bei hochgezüchteten Softwaresystemen für den Katastrophenschutz (z.B. DISMA), die nur von speziell geschulten Spezialisten bedient werden können, kann jeder, der weiß wie man Webseiten aufruft und darin navigiert, in der digitalen Interaktiven Anlagendokumentation die für Einsatzentscheidungen wichtige Information unkompliziert abrufen.
Im Brandfall nützt der betriebseigene PC nichts, da es eine der ersten Feuerwehr-Einsatzmaßnahmen ist, den gesamten Betrieb stromlos zu schalten. Es ist auch schon vorgekommen, dass die papierne Anlagendokumentation ein Raub der Flammen wurde und damit die wichtigste Information über Ausbreitungswege im Untergrund verloren ging.
In der täglichen Praxis ist die Interaktive Anlagendokumentation ein nützliches Nachschlagewerk, das dem (befugten!) betrieblichen Anwender schnell Auskunft über die Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen gibt.
Die Entscheidung, an welcher Stelle das Interaktive Dateisystem in die betriebseigene Datenverarbeitung eingebunden wird und wer Zugang hat, ist Sache der Geschäftsleitung. Die Interaktive Anlagendokumentation erlaubt nur Leseberechtigungen: ein versehentliches Löschen oder Verändern ist ebenso ausgeschlossen wie beim Lesen einer Webseite. Das Dateisystem sollte ergänzend als Kopie auf einem USB-Stick im Safe des Firmeninhabers sicher hinterlegt werden.
Auf keinen Fall ist die Interaktive Anlagendokumentation mit irgendeiner Cloud verknüpft. Es kann nicht beurteilt werden, was letzten Endes mit vertraulichen Daten geschieht, die z.B. einem US-Server anvertraut werden.