Mails umbenennen macht Sinn

Als Sachverständiger in einem überschaubaren Büro habe ich einen Vorteil, den z.B. DAX-Konzerne nicht haben: Die Verwaltungsstruktur ist nicht in Beton gegossen, sondern flexibel. Um mit der Zeit zu gehen und sinnvolle Neuerungen zu nutzen muss ich nicht eine schwerfällige Hierarchie überzeugen - ich mache es einfach.

Ich speichere hereinkommende Geschäfts-Mails konsequent im Projekt mit dem Dateinamen

Der selbst formulierte Kurztext beschreibt schlank, worum es in dieser Mail geht. Alle Mails zu einem Projekt kommen in ein Verzeichnis _Mail. Damit habe ich am PC immer die chronologische Übersicht und kann eine Mail aus der Vergangenheit sofort finden. Meine gesendeten Mails erhalten ex statt in.

Der Dateiname beginnt mit Mail (muss er aber nicht). Das rückwärts geschriebene Datum sorgt automatisch für eine chronologische Sortierung. Alle Mails zu einem Projekt finden sich in der chronologischen Ordnung von alt nach neu. Mailabsender und Mailempfänger sind sofort erkennbar. Wenn das wichtig sein sollte: Die weiteren Adressaten einer Mailkopie stehen im Mail-Header.

Viele verlieren sich im Mail-Chaos oder verlassen sich zu sehr auf die Suchfunktion. Für ernsthafte Geschäftskorrespondenz halte ich das Smartphone und social media für ungeeignet. Ein Tablet, Notebook oder PC mit Drucker sollte es schon sein. Im Konfliktfall (vor Gericht) bedeutet dies: Ein Screenshot, eine PDF, eine E-Mail oder ein Foto auf dem Smartphone kann als Beweis zugelassen werden. Aber: Das Gericht prüft, wie glaubwürdig und nachvollziehbar dieser Beleg ist.

Mein Ansatz sorgt für

•  Chronologische Nachvollziehbarkeit,
•  Klar erkennbare Kommunikationsteilnehmer,
•  Direkte Kontextwahrnehmung über den Kurztext.

Die Unterscheidung zwischen in (eingehend) und ex (ausgehend) ist genial einfach. Ein Beispiel: Der Mailserver schlägt als Dateiname für die eingehende Mail vor

Wir machen daraus

und nehmen das Datum nach vorne. Auf die Uhrzeit können wir verzichten, weil mehrere am gleichen Tag (dem 9.) ein- und ausgehende Mails in ihrer zeitlichen Reihenfolge sortiert werden können als -09a, -09b usw.

Wichtig: In den USA kommt als Datum erst der Monat, dann der Tag, dann das Jahr, also 04.09.2025, gesprochen April 9^th, 2025. Verwechslungsmöglichkeit bei einem Datum von Tag 1 bis Tag 12 !

Lesebestätigungen können meist ignoriert werden; sie sind inhaltsleer. Gelegentlich sind sie aber doch aus besonderem Grund wichtig.