Eine gute Unternehmensführung muss sowohl im technischen Bereich (Produktion) auf sicherer Grundlage wirtschaften, als auch im kaufmännischen Bereich (Verwaltung und Vertrieb) für solide Zahlen sorgen. Das eine ist ohne das andere nicht denkbar. Versäumnisse im technischen Bereich gefährden die Liquidität des Unternehmens, und umgekehrt können sachfremde kaufmännische Entscheidungen zur Bremswirkung in der Technik führen.
Der Vertrieb und kaufmännisch Verantwortliche hören Bedarfsanmeldungen aus dem Bereich der Technik nicht gern, das ist eine Binsenwahrheit. Die beiden Bereiche haben naturgemäß gegenläufige Interessen.
Eine logische Folge ist, dass das technische Content Management System eine Einheit bildet und die fiskalisch wichtigen Daten hiervon unabhängig verarbeitet werden. Es empfiehlt sich, die Anlagendokumentation nach Wasserrecht (§ 43 AwSV) nicht in das kaufmännisch orientierte System (wie SAP) zu integrieren. Warum? Bei den externen Überprüfungen der Anlagensicherheit ist kein Prüfkriterium, was ein zu prüfendes Anlagenteil gekostet hat. Die Verpflichtung im § 43 Abs. 3 AwSV (Der Betreiber hat die Unterlagen [...] der zuständigen Behörde, Sachverständigen vor Prüfungen und Fachbetrieben [...] auf Verlangen vorzulegen.) verpflichtet nicht zur Vorlage von Angeboten, Rechnungen und Kontoauszügen. Die Verwaltung dieser fiskalischen Unterlagen ist Sache der kaufmännischen Geschäftsführung, nicht der technischen Leitung.
Ein Beispiel aus der Praxis
Gelegentlich, wenn auch selten, geht bei der Erstprüfung einer Bestandsanlage die Frage nach der Ursprungsgenehmigung ins Leere. Woran mag das liegen?
Genehmigungen enthalten eine Zahlungsaufforderung für die an die Behörde zu entrichtende Gebühr. Diese ist eine steuermindernde Betriebsausgabe, das Papier geht also an den Steuerberater. Dort wird es 10 Jahre aufbewahrt und darf dann in den Shredder. Für diesen Fall hat die Anlagenverordnung AwSV ein Hintertürchen im § 68 (Bestehende wiederkehrend prüfpflichtige Anlagen), wo es im Absatz 1 Satz 2 heißt: Informationen nach § 43 Absatz 1 Satz 1 und 2 [= Anlagendokumentation], deren Beschaffung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist, müssen in der Anlagendokumentation nicht enthalten sein.
In 40 Seminaren für Behördenvertreter und Sachverständige habe ich stets betont, dass der Genehmigungstext und die Gebühr nicht ins selbe Dokument sollen. Warum? Der Genehmigungstext ist ein wichtiges Element für die Anlagendokumentation, die Gebühr ist dagegen eine rein fiskalische Sache. Ein gutes Beispiel für die zwei Welten, die man getrennt halten sollte.
Hinweis: Die Digitalisierung technischer Prozesse (Verfahrenstechnik, MSR) ist hier nicht das Thema. Der kaufmännische Bereich bleibt unberücksichtigt, hierzu weiter unten mehr.
Was sind statische, und was sind dynamische Daten? Worin besteht der Unterschied? Beispiel Kühlschrank: Technische Daten, Bedienungsanleitung, Garantieunterlagen = statische Daten. Kühlschrankinhalt wie Milch, Eier, Gemüse, täglich etwas anderes = dynamische Daten. Letzteres interessiert täglich, die Bedienungsanleitung eher selten, etwa bei der Frage Wie ging das gleich noch mit der Urlaubs-Einstellung?
Und welche Art von Daten sind für die Anlagendokumentation wichtig?
Statische Daten
An einem Beispiel aus dem privaten Bereich, das jedermann kennt, nämlich das Autos als technisches Gerät, wird der Unteschied deutlich:
Statische Daten betreffen die Zulassungsbescheinigung Teil I ("Kfz-Schein") und Teil II ("Kfz-Brief"), die Reifenart, den Kfz-Versicherungsvertrag, die Bedienungsanleitung für das Fahrzeug, das Autoradio, das Navigationsgerät ("Navimeter"), die nächste und die vorherige Hauptuntersuchung nach § 29 StVZO, aber auch die einschlägigen Vorschriften wie ebendiese StVZO, die StVO, die AHB (Versicherungsbedingungen) u.a.
Im persönlichen Bereich können wir den Führerschein hinzurechnen.
Was charaktersiert diese statischen Daten?
Es sind Informationsquellen, die mehr oder weniger dauerhaft Bestand haben, sich also nicht kurzfristig ändern. Man muss nicht jeden Tag hineinschauen, aber wenn eine Frage auftritt (Was ist die Hersteller-Kurzbezeichnung des Autos?), dann sollte die Antwort ohne aufwendiges Suchen gefunden werden.
Was bedeutet dies für die Anlagendokumentation nach § 43 der Anlagenverordnung AwSV?
Statische Daten sind der Aufbau und die Abgrenzung der Anlage, Maschinenstandorte, die eingesetzten Stoffe, Bauart und Werkstoffe der einzelnen Anlagenteile, Sicherheitseinrichtungen und Schutzvorkehrungen, Angaben zur Löschwasserrückhaltung und zur Standsicherheit (§ 43 Abs. 1), sowie Lagebezeichnungen wie Gemarkung, Flur und Flurstücke.
Dynamische Daten
Dynamische Daten sind, um am Beispiel des Autos zu bleiben, der Tankfüllstand, km-Stand, Strafzettel ("Knöllchen"), Tankquittungen, und der Reifendruck. Es sind im Industriebetrieb sich rasch ändernde Betriebszustände, tagesaktuelle kaufmännische Dokumente im Rechnungswesen, in der Personalbuchhaltung und in der Terminorganisation. Im Einzelhandel haben wir die unveränderliche Anordnung der Regale und das wöchentliche Einräumen frischer Konsumartikel.
Beispiel BAföG: Das Antragsverfahren geht mittlerweise online, aber für die behördliche Bewilligungsprozedur wird alles erstmal ausgedruckt (Digital Fail - Deutschland im Datenstau, ZDF info, Oktober 2024). Die Antragstellerin hat ein unveränderliches Geburtsdatum und immer die selben Eltern. Deren finanzielle Situation kann sich ändern, ist also dynamisch. Beim nächsten Antrag sind die statischen Daten wieder die selben. In den USA gibt es schon lange die social security number als persönliche Identifikation, an der z.B. ein Wohnsitzwechsel nichts ändert. Die Bedenken, dass Daten nicht Behörden-übergreifend freigegeben sein sollten, sind nicht unbegründet, müssen hier aber nicht diskutiert werden.
In der Anlagendokumentation sollte kein Durcheinander von statischen und dynamischen Daten geduldet werden. Häufige Praxis ist nach meiner Erfahrung, dass beide Arten von Daten (statisch, dynamisch) in ein und demselben System verwaltet werden. Dem Vorteil, nur ein System zu verwalten, steht ein gravierender Nachteil entgegen: In einem System, das Echtzeit-Betriebszustände protokolliert, bleiben statische Daten nahezu unsichtbar.
Herkömmliche Systeme: Spezialkenntnisse erforderlich
In den klassischen Datenbanksystemen auf herkömmlichen Unternehmens-Servern werden relativ einfach strukturierte Daten in einer komplexen Software verwaltet. Der Abruf von Information erfordert Schulungen und Spezialkenntnisse. Die Digitalisierung von papiernen Akten ist bereits ein großer Schritt hin zu einem schlanken Dokumentenmanagement. Aber: Die übliche Struktur von Ordnern, Unterordnern und Unterunterordnern sowie von Dateien mit kryptischen Dateinamen führt dazu, dass die Akten oft bis zur Unsichtbarkeit digitalisiert sind. Die Lösung: Eine darüber gelegte HTML-Ebene. Sie sorgt für klare Übersicht.
Übliche Praxis: Zugangskontrollen
Die hohe Sicherheitsstufe des kaufmännischen Verwaltungssystems bremst den Umgang mit banalen, weniger sensiblen Daten in unwirtschaftlicher Weise aus. Jeder banale Zugriff ist daher unvermeidlich so etwas wie Chefsache. Und wenn's mal eng wird: Die im Notfall benötigte Information liegt im wort case auf einem Unternehmens-Server, der aus Sicherheitsgründen abgeschaltet worden ist, oder in einem Aktenordner, der ein Raub der Flammen wurde.