Ziel ist es, alle wichtigen Dokumente so zu speichern, dass das gesuchte Dokument sofort auf den Bildschirm geholt werden kann. Dokumente werden im PDF-Format so gespeichert und mittels Browser (z.B. Firefox) und Adobe Reader in vier Schritten auf den Bildschirm gebracht.
Wer sich die Frage Wo hab ich bloß ...? schon öfter gestellt hat, findet hier die Lösung. Man bekommt Wichtiges oder Interessantes zu einem Zeitpunkt, wenn man nicht danach gefragt hat, oder wenn man es gerade nicht gebrauchen kann, und legt es erstmal weg - irgendwo hin. Wochen oder Monate später: "... da war doch was ... wo hab ich das bloß?"
Hardware: Zum Speichern der Dokumente sollte schon ein PC mit einem ordentlichen Monitor vorhanden sein. Auch ein Notebook ist brauchbar. Bastler nehmen ein Raspberry Pi als Herausforderung an. Ein Tablet ist eher nur zum Lesen geeignet, und das Smartphone ist keineswegs für ernsthafte Dokumentenverwaltung erfunden worden. Für das Scannen einzelner Dokumente (Rechnungen, Verträge) genügt ein Flachbettscanner. Kombidrucker haben meistens schon einen Scanner an Bord. Wem das ständige Rauf- und Runterklappen zu blöd ist, leistet sich früher oder später einen Stapelscanner, der auch locker 100 Seiten am Stück verarbeitet. Ein Drucker ergänzt das Ganze - vom bescheidenen Schwarztinter bis hin zum robusten Farblaser entscheidet das jeder für sich individuell.
Software: Das Betriebssystem ist egal. Gerne ein aktuelles oder älteres Windows oder MacOS oder Linux egal aus welcher Distribution. Die Scanner werden üblicherweise mit Treibern für Windows und Mac ausgeliefert. Linux arbeitet mit vielen Scannern zusammen, wie die SANE-Datenbank (english) zeigt, in der man im Zweifelsfall nachschaut. Die Aufgabe der Scanner-Software ist primär die Erzeugung einer PDF-Datei. Das Portable Document Format ist das universale Dateiformat für document storage and retrieval - Speichern und Wiederfinden von Dokumenten. Wer den Adobe Acrobat Reader nicht an Bord hat, kann ihn sich gratis von der Adobe-Webseite downloaden. Über den Browser und den Texteditor wird noch zu sprechen sein. Die Betriebssysteme iOS und Android sind eher etwas für Smartphones. Diese können fast alles, sind aber für ernsthafte Dokumentenverwaltung nicht die beste Wahl.
Disziplin: Wer es gewohnt ist, alles einfach in einen großen Karton zu werfen, ist unbestritten Erster beim Wegspeichern. Geht es aber ums Wiederfinden, dann ist derjenige Sieger, der gewohnheitsmäßig (a) vorausdenkt, (b) strukturiert arbeitet und (c) Sorgfalt im Detail zeigt.