Die digitale Anlagendokumentation ist ein stand alone-Dateisystem, das alle Daten mitbringt, die zu dessen Benutzung erforderlich sind. Eine Verzahnung mit dem vorhandenen betrieblichen Dateisystem sollte gar nicht erst versucht werden. Schon gar nicht gehört die Anlagendokumentation in den betrieblichen kaufmännischen Datenbereich. Der Anlagendokumentation gebührt zur Implementierung vielmehr ein Speicherplatz vorzugsweise im Arbeitsbereich der ESH-Zuständigkeit. Zum Lesen wird nur diejenige Software benötigt, die jeder Computer oder jedes Notebook oder Tablet bereits enthält: Browser, PDF-Reader, Bilddarstellung. Näheres hierzu auf der Seite Systemvoraussetzungen. Dokumente im DIN A4-Format oder gar Baupläne auf einem Smartphone lesen zu wollen kann man vergessen. Das Smartphone ist zunächst ein Mobiltelefon, für viele aber eine Quasselbude, eine Bespaßungsquelle und/oder ein Groschengrab.
Implementierung des stand alone-Systems
Die digitale Anlagendokumentation eines Betriebs wird an dessen Leseberechtigten übergeben, vorzugweise auf einer schreibgeschützten CD. In manchen Betrieben sind die Computer nicht mehr mit einem CD-Laufwerk ausgestattet. Dann kann die Anlagendokumentation evtl. von einem USB-Stick eingelesen werden (zweitbeste Lösung). Aus Gründen der IT-Sicherheit gestattet manche Geschäftsleitung auch diesen Datenzugang nicht, gibt aber einer Cloud-Lösung den Vorzug. Das Für und Wider wollen wir an dieser Stelle nicht diskutieren. Die Übermittlung per Mail kommt nicht infrage: Eine digitale Anlagendokumentation hat gerne mal ein Volumen von über 100 MB, zu groß für jedes Mail-Postfach.
Die Entscheidung, wer in der Firma Leseberechtigung haben soll und darf, ist durchaus eine Chefsache. Näheres hierzu auf der Seite Implementierung in den Betrieb. Zu bedenken ist, dass im Fall eines Umweltschadens, wenn die Straße voll ist von Einsatzfahrzeugen und auf den Betrieb jede Menge Fragen hereinbrechen, dass dann ein kompetenter Mitarbeiter die Fragen beantworten kann: Wie sieht das Kanalsystem aus, welche Chemikalien werden verwendet, usw. Aber auch in ruhigen Zeiten, beim Behördenbesuch im Rahmen einer IED-Inspektion, sollte man kompetent Auskunft geben können. Das schafft Vertrauen, was die Betriebssicherheit betrifft.
Das digitale Dateisystem ist implementiert. Wie geht es weiter?
Auf dem Bildschirm erscheint der Ordner JJJJ-MM_Anlagendokumentation (Firma). Vorangestellt ist das Erstelldatum (Jahr/Monat), dahinter die Kurzbezeichnung der Firma. Darunter folgen die Ordner (Gelbes Icon), und in gleicher Reihenfolge die HTML-Dateien (Browser-Icon). Ob es uns gefällt oder nicht: die Reihenfolge ist erzwungen alphabetisch und nicht logisch. Darüber liegt aber die HTML-Benutzeroberfläche, mit deren Hilfe die Logik ins System kommt. Wie kommen wir nun in die Benutzeroberfläche?
Der Lesezugriff erfolgt durch das Öffnen der HTML-Datei anlagen.htm. Damit öffnet sich das Inhaltsverzeichnis, auch Haupttitelblatt genannt. Wie ist ist das Inhaltsverzeichnis aufgebaut?
Das Inhaltsverzeichnis anlagen.htm
Der erste Absatz zitiert den Paragraphen in der Anlagenverordnung AwSV, welcher die Rechtsgrundlage für die Anlagendokumentation darstellt:
Gemäß § 43 AwSV hat der Betreiber eine Anlagendokumentation zu führen, in der die wesentlichen Informationen über die Anlage enthalten sind. Hierzu zählen insbesondere Angaben zum Aufbau und zur Abgrenzung der Anlage, zu den eingesetzten Stoffen, zur Bauart und zu den Werkstoffen der einzelnen Anlagenteile, zu Sicherheitseinrichtungen und Schutzvorkehrungen, zur Löschwasserrückhaltung und zur Standsicherheit.
Mit dem Link in blauer Schrift holt man sich die Anlagenverordnung AwSV auf den Bildschirm, wann immer man darin etwas nachschauen will. Wer keine Digitale Anlagendokumentation hat, kann die Verordnung über den Wikipedia-Eintrag AwSV aufrufen.
Ab dem zweiten Absatz folgen firmenspezifische Angaben:
Betreiber der Anlage
Standort der Anlage
Anlagenbezeichnung
Zuständige Behörde
Aktenzeichen
Danach folgt das eigentliche Inhaltsverzeichnis in der logischen Ordnung. Es ist wie folgt aufgebaut und verlinkt:
Rechtsgrundlagen
Behördliche Vorgänge
Lage und Standortbeschreibung
Anlageninventar
Anlage A
Anlage B
Anlage ...
Anlagensicherheit
Die Anlagen A, B usw. sind firmenspezifische AwSV-Anlagen, z.B. Galvanik, Betriebstankstelle, Gebindelager. Man kann vom Inhaltsverzeichnis der digitalen Anlagendokumentation durch diese Links in jeden Teil des Dateisystems springen und dort weiter navigieren.
Es folgen einige Hinweise, wozu die Anlagendokumentation dienen soll, und die Empfehlung: Der Einstieg in die im Computer gespeicherte Digitale Anlagendokumentation ist am schnellsten, wenn die Datei anlagen.htm zur Verknüpfung als Icon auf den Desktop gelegt und von dort aufgerufen wird.
Die Digitale Anlagendokumentation wäre unvollständig, wenn sie zur Beschreibung der einzelnen Anlagen nicht Kostruktionspläne und andere Dokumente enthielte, deren Ersteller ein berechtigtes Interesse am vertraulichen Umgang damit hat. Deshalb der Hinweis auf die Schutzrechtsbestimmungen der DIN ISO 16016. Der Betreiber hat gemäß § 43 Abs. 3 AwSV die Anlagendokumentation der zuständigen Behörde auf Verlangen vorzulegen. Die gedruckte Ausfertigung der Digitalen Anlagendokumentation gilt insoweit als Erfüllungsnachweis. Von der Weitergabe des kompletten Dateisystems wird dringend abgeraten; sie wäre ein Verstoß gegen die Schutzrechtsbestimmungen.
Die Seite anlagen.htm schließt ab mit einem redaktionellen Hinweis, einem QR-Code zur Webseite Die Anlagendokumentation in elektronischer Form, dem Erstelldatum der Anlagendokumentation (Jahr/Monat) und einem Weiter-Pfeil zur nächsten Seite, den Rechtsgrundlagen (AwSV, Begriffsbestimmungen, TRwS 779).